Dalam perusahaan barang atau jasa ketika melakukan pengiriman biasanya pihak pengirim akan menyertakan beberapa surat, salah satunya adalah surat jalan. Surat jalan biasanya digunakan oleh perusahaan sebagai syarat administrasi yang harus dipenuhi dalam pengiriman barang. Surat jalan dibuat ketika beberapa pihak seperti perusahaan, lembaga, dan institusi yang memiliki kepentingan dalam keperluan transaksi penjualan dan pembelian, serta beberapa berkas resmi, seperti surat perizinan, dan lain-lain. Pada artikel kali ini kita akan membahas mengenai surat jalan, baik pengertian, fungsi dan jenis-jenisnya
Pengertian Surat jalan
Surat jalan merupakan sebuah dokumen penting, yang wajib digunakan oleh pihak yang tengah melakukan pengiriman barang, seperti perorangan, toko, hingga perusahaan. Surat ini biasa dibawa oleh supir dari tempat muat (pabrik pengirim) ke tempat bongkar (pabrik atau gudang penerima). Dimana surat jalan pengiriman ini wajib dibuat oleh pihak ekspedisi (vendor), yang memiliki tugas untuk mengirimkan barang kepada konsumen, agar bisa sampai ke alamat tujuan.
Pada umumnya informasi yang ada di dalam surat jalan antara lain adalah nama perusahaan yang menerbitkan surat jalan, nama customer atau pelanggan, nomor surat jalan, nama barang, kuantitas barang, jumlah barang, dan harga barang tersebut. Satu surat jalan biasanya terdiri dari 3 lembar tetapi ada juga yang menggunakan 4 lembar kertas berwarna putih, merah, kuning, dan hijau sesuai kebutuhan/kebijakan perusahaan.
- Lembar pertama yang berwarna putih digunakan sebagai bukti penyerahan barang kepada pembeli dan pada akhir bulan akan digunakan untuk penagihan kepada pembeli.
- Lembar kedua yang berwarna merah, diserahkan kepada customer atau pembeli sebagai tanda bukti pemesanan barang.
- Lembar ketiga yang berwarna kuning atau lembar keempat yang berwarna hijau dijadikan sebagai arsip perusahaan baik arsip untuk karyawan maupun arsip untuk bos.
Fungsi dan Kegunaan Surat Jalan
Fungsi dari surat jalan antara lain:
- Memberi kejelasan dan rincian terhadap barang yang akan dikirim.
- Sebagai bentuk formalitas atau keterangan resmi dari pihak tertentu.
- Untuk mempermudah birokrasi di wilayah tertentu, seperti adanya pengecekan oleh petugas keamanan atau polisi.
- Sebagai konfirmasi bahwa barang sudah diterima.
- Sebagai dokumen yang digunakan oleh pihak keuangan atau bendahara, dari pihak vendor untuk merangkum seluruh pengiriman yang sudah diselesaikan.
- Lembar pertama digunakan sebagai bukti valid transaksi bahwa barang tersebut sudah diterima oleh si penerima barang, yang kemudian lembar pertama ini akan dimasukkan ke dalam pembukuan yang terdapat di bagian akuntansi.
- Untuk lembar kedua diberikan kepada penerima barang atau pembeli.
Kemudian lembar yang terakhir akan digunakan sebagai arsip bagi perusahaan yang mengeluarkannya.
Jenis-Jenis Surat Jalan
Jenis-jenis ini disesuaikan dengan kepentingan dari masing-masing lembaga atau perusahaan diantaranya:
1. Surat Jalan Pengiriman Barang
Sesuai dengan namanya, surat jalan ini dibuat dengan tujuan memberikan rincian barang yang tertera sesuai pesanan. Sudah jelas jika surat jalan pengiriman barang ini menggunakan format penulisan yang secara khusus digunakan untuk melakukan transaksi jual beli. Biasanya dibutuhkan oleh lembaga seperti perusahaan sebagai arsip dokumen.
2. Surat Jalan Kendaraan Kepolisian
Beberapa jenis surat jalan yang berasal dari institusi kepolisian memiliki sifat berbayar, tergantung pada tujuan dibuatnya surat tersebut serta resiko yang mungkin terjadi yang menyangkut pihak pengirim dan penerima. Surat jenis ini menggunakan format penulisan resmi seperti pada surat jalan perizinan.
3. Surat Jalan Penjualan Barang Kredit
Terdapat dua jenis surat jalan ini yaitu surat jalan penjualan barang tunai dan surat penjualan barang kredit. Surat ini dikeluarkan pada transaksi jual beli yang dilakukan dengan sistem pembayaran kredit. Pembuatan surat ini ditulis berdasarkan surat order atau pemesanan dengan tujuan sebagai bukti bagan pengeluaran barang. Pada surat jenis ini, secara khusus nilai kuantitas barang tidak mengalami perubahan dan tidak bisa diubah, karena benar-benar disesuaikan dengan kuantitas yang telah tertulis dalam surat pemesanan.
4. Surat Jalan Penjualan Barang Tunai
Selanjutnya adalah kebalikan dari surat jalan penjualan barang kredit yakni surat jalan penjualan barang secara tunai. Berdasarkan sebutannya, surat dibuat hanya untuk mencatat secara khusus bukti-bukti transaksi jual beli yang dilakukan secara tunai, serta tidak dibuat atas dasar kinerja sales order.
5. Surat Jalan Drop Canvasser
Canvasser adalah seseorang yang bertugas menawarkan suatu produk dalam suatu proses penjualan secara langsung kepada konsumen, sebagai bagian dari metode canvassing. Canvassing sendiri merupakan aktivitas untuk melakukan komunikasi langsung dengan pelanggan. Jenis surat jalan ini dibuat dengan tujuan untuk membuktikan riwayat transfer yang keluar dari persediaan Gudang kepada Kanvaser. Pada surat ini nilai kuantitasnya juga ditentukan secara khusus oleh bagian pengelola pergudangan atas dasar pelaksanaan kebijakan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Hal tersebut biasanya disesuaikan dengan jadwal pelaksanaan tugas operasional para staf pengelola pergudangan.
5. Surat Jalan Titipan Barang
Menitipkan barang tentu harus dilakukan dengan aman, bila perlu disertai dengan berkas pendukung yang bisa dijadikan sebagai bukti resmi. Oleh karena itu, agar barang titipan aman maka perlu dibuat surat jalan penitipan barang. Biasanya surat ini ditulis oleh pihak manajemen yang wewenangnya nanti dialihkan kepada staf di bagian pergudangan.
6. Surat Jalan Retur Pembelian
Jenis surat jalan selanjutnya berhubungan dengan adanya berkas retur pembelian. Sesuai namanya, format penulisan surat tersebut didasarkan pada transaksi yang ditulis oleh pihak di bagian pembelian barang. Nilai kuantitas barang yang dituliskan di sini tidak bisa berubah, karena disesuaikan dengan kuantitas yang sudah tertulis pada retur pembelian sebelumnya.
Demikian artikel mengenai pengertian Surat Jalan, untuk membantu Anda dalam mengelola dokumen surat jalan atau dokumen yang berhubungan dengan penjualan, Krishand Software menyediakan program Krishand Invoicing. Pada program Krishand Invoicing Anda dapat menegelola transaksi dari sales order, surat jalan, invoice, nota kredit, ppn dan lainnya. Untuk mengetahui program Krishand Invoicing lebih jauh Anda dapat mengunjungi website kami dengan klik Krishand Software. Semoga bermanfaat.
JP2103