Komunikasi sangat penting di dalam suatu organisasi, sebab agar tidak terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi antar anggota dan agar tujuan tertentu dapat tercapai. Interaksi yang bertujuan untuk menyatukan dan menyelaraskan seluruh aspek demi kepentingan bersama sangat dibutuhkan dalam berorganisasi, termasuk dalam hal penyampaian informasi, instruksi tugas kerja, atau pembagian tugas kerja.
Tujuan komunikasi dalam sebuah organisasi memiliki banyak manfaat yang dirasakan secara langsung. Salah satunya, komunikasi yang efektif memudahkan para anggota organisasi dalam menjalankan instruksi yang diberikan oleh atasan dan bawahan. Dengan saling berkomunikasi dengan jelas dan terbuka, organisasi dapat mencapai tujuan bersama secara lebih efisien dan produktif
Pengertian Komunikasi
Komunikasi dalam organisasi adalah proses pertukaran informasi yang akurat dan pemahaman atas informasi dari suatu unit (pengirim) ke unit yang lain (penerima). Komunikasi bukan hanya penting dalam merumuskan tujuan organisasi, tetapi juga berfungsi sebagai peralatan dan sarana penting dalam menjalankan kegiatan organisasi.
Komunikasi organisasi juga sebagai proses pertukaran informasi antar anggota untuk mencapai pemahaman bersama dan mewujudkan tujuan organisasi secara efisien.
Komunikasi ini menjadi fondasi bagi kerjasama yang efektif dan kekompakan dalam suatu entitas.
Fungsi Komunikasi
1. Fungsi Kontrol
Komunikasi dalam organisasi berperan sebagai alat pengawasan atau kontrol. Melalui komunikasi, prosedur-prosedur seperti laporan, keluhan, dan saran dapat diimplementasikan dengan lebih efisien. Dengan memastikan informasi mengalir dengan baik, manajemen dapat memantau aktivitas anggota organisasi dan memastikan kepatuhan terhadap aturan dan kebijakan.
2. Fungsi Motivasi
Komunikasi juga berfungsi sebagai alat untuk memotivasi. Pimpinan dapat menggunakan komunikasi untuk menjelaskan rencana kerja, cara mencapai tujuan, atau tujuan-tujuan yang ingin dicapai oleh karyawan. Pesan yang inspiratif dan jelas dapat membangkitkan semangat dan komitmen anggota tim.
3. Fungsi Pengungkapan Emosional
Karyawan sering mengalami berbagai perasaan, baik itu kepuasan maupun kekecewaan. Komunikasi memungkinkan mereka untuk mengungkapkan emosi ini. Dengan mendengarkan dan memahami perasaan karyawan, manajemen dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik dan memperkuat hubungan antar anggota tim.
4. Fungsi Informasi (untuk Pengambilan Keputusan)
Informasi yang akurat dan relevan adalah kunci dalam pengambilan keputusan yang efektif. Komunikasi memastikan bahwa data yang diperoleh dari berbagai sumber dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan strategis. Dengan berkomunikasi dengan baik, pimpinan dapat mengambil langkah-langkah yang tepat untuk mencapai tujuan organisasi.
Bentuk Komunikasi
Terdapat dua bentuk komunikasi yang merupakan aspek penting dalam interaksi manusia yaitu komunikasi verbal dan non verbal.
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal melibatkan penggunaan kata-kata atau bicara langsung untuk menyampaikan pesan. Komunikasi verbal paling umum dan mudah dikenali.
Contoh dari komunikasi verbal yaitu percakapan sehari-hari, presentasi, diskusi, telepon, dan surat menyurat.
Fungsi komunikasi verbal memungkinkan kita bertukar pikiran, membagi informasi, berpendapat, dan mengungkapkan perasaan secara langsung.
2. Komunikasi Non verbal
Komunikasi non verbal melibatkan pesan-pesan yang tidak menggunakan kata-kata. Ini mencakup berbagai elemen seperti sikap tubuh, gerakan, ekspresi wajah, intonasi suara, dan cara berpakaian.
Contoh dari komunikasi non verbal yaitu:
- Sikap tubuh, misalnya, posisi duduk, sikap tangan, atau postur tubuh dapat mengirimkan pesan tentang perasaan atau status seseorang.
- Ekspresi wajah, misalnya senyum, kening berkerut, atau mata yang terbuka lebar sehingga dapat mengungkapkan emosi seseorang.
- Gerakan kepala, misalnya mengangguk atau menggeleng dapat menunjukkan persetujuan atau ketidaksetujuan.
- Intonasi suara, yaitu cara Anda mengucapkan kata-kata (misalnya, dengan nada tinggi atau rendah) mempengaruhi makna pesan.
- Cara berpakaian, pilihan pakaian juga dapat menyampaikan informasi tentang identitas, status, atau peran seseorang.
Fungsi komunikasi non verbal membantu kita memahami lebih banyak tentang situasi, emosi, dan hubungan antar individu.
Dalam praktiknya, komunikasi verbal dan non verbal sering saling berinteraksi. Keduanya bekerja bersama untuk menciptakan pemahaman yang lebih lengkap dalam setiap interaksi kita sehari-hari.
Saluran Komunikasi
Terdapat tiga saluran atau arah komunikasi yang dapat diketahui seperti, komunikasi vertikal, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal
1. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal ke bawah adalah proses komunikasi yang terjadi dari pimpinan ke bawah dalam struktur organisasi. Bentuknya meliputi pemberian motivasi, instruksi, kebijakan, dan prosedur, serta memberikan umpan balik kepada bawahan.
Komunikasi vertikal ke atas adalah proses komunikasi ini terjadi ketika bawahan memberikan informasi kepada pimpinan. Bentuknya mencakup laporan pelaksanaan tugas, saran, kritik, dan keluhan.
2. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah proses komunikasi yang terjadi antara unit kerja setingkat dalam organisasi. Komunikasi horizontal melibatkan rapat pimpinan, koordinasi antar bagian, koordinasi antar karyawan, dan juga komunikasi informal.
3. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal melibatkan silang fungsi dan tingkatan dalam organisasi. Bentuknya adalah rapat antara unit yang berbeda, yang tidak terbatas pada satu bagian tertentu.
Dengan memahami berbagai saluran komunikasi ini, organisasi dapat memastikan informasi mengalir dengan baik dan kerjasama antar anggota tim terjalin efektif.
Demikianlah artikel mengenai komunikasi dalam organisasi. Dengan ini Anda dapat memahami apa itu komunikasi, bentuk, saluran dan juga arah komunikasi dalam organisasi. Untuk melihat artikel lainnya, Anda dapat mengunjungi halaman blog Krishand.
Untuk membantu aktivitas bisnis Anda, gunakanlah aplikasi Krishand. Banyak pilihan aplikasi yang dapat membantu pekerjaan dan bisnis Anda, Kunjungi www.krishandsoftware.com, untuk melihat pilihan aplikasi yang Anda butuhkan.
AK-2404
Lihat Juga: Aplikasi Payroll