Adanya kebijakan reimbursement di perusahaan menjadi salah satu fasilitas yang dapat membantu karyawan. Penting untuk selalu merujuk pada panduan atau petunjuk yang diberikan oleh perusahaan, lembaga, atau entitas terkait saat Anda mengajukan klaim reimbursement. Kebijakan dan prosedur dapat bervariasi, dan penting untuk mematuhi aturan yang telah ditetapkan. Untuk memahami reimbursement lebih jauh pada artikel ini akan dibahas mengenai pengertian reimbursement mulai dari pengertian, jenis, funsi dan syarat serta prosedurnya.
Pengertian Reimbursement
Pengertian reimbursement adalah proses penggantian atau pengembalian biaya yang telah dikeluarkan oleh seseorang atau suatu entitas kepada individu atau entitas lainnya. Dalam konteks bisnis atau keuangan, reimbursement biasanya terjadi ketika seseorang atau perusahaan membayar biaya atas nama orang atau entitas lain, dan kemudian mengajukan permintaan agar biaya tersebut dikembalikan.
Jenis-Jenis Reimbursement
Berikut beberapa jenis rembursment secara umum:
- Employee Expense Reimbursement
Dalam lingkungan bisnis, karyawan sering kali diberi wewenang untuk melakukan pembelian atau biaya terkait pekerjaan. Mereka kemudian dapat mengajukan klaim reimbursement kepada perusahaan untuk biaya yang mereka keluarkan, seperti biaya perjalanan, makanan, akomodasi, dan lain-lain.
- Healthcare Expense Reimbursement
Ini terjadi ketika seseorang membayar biaya medis terlebih dahulu dan kemudian mengajukan klaim kepada asuransi kesehatan atau lembaga kesehatan untuk mendapatkan pengembalian biaya.
- Travel Expense Reimbursement
Ini terjadi ketika seseorang melakukan perjalanan bisnis atau perjalanan dinas dan mengeluarkan biaya untuk tiket pesawat, akomodasi, transportasi lokal, makanan, dan lain-lain. Setelah perjalanan selesai, mereka mengajukan klaim kepada perusahaan untuk mendapatkan pengembalian biaya tersebut.
- Educational Expense Reimbursement
Beberapa perusahaan menawarkan program pendidikan atau pelatihan kepada karyawan. Jika karyawan membayar biaya pendidikan terlebih dahulu, mereka dapat mengajukan klaim reimbursement kepada perusahaan.
- Vendor Reimbursement
Dalam bisnis, terkadang mitra atau pemasok membayar biaya tertentu untuk kepentingan bersama, seperti promosi produk bersama. Setelah itu, salah satu pihak mengganti biaya kepada pihak lain sesuai dengan kesepakatan.
- Traveling Salesperson Reimbursement
Salesperson yang sering bepergian untuk bertemu klien atau menjual produk dapat mengajukan klaim reimbursement untuk biaya perjalanan dan akomodasi yang dikeluarkan selama perjalanan.
- Business Expense Reimbursement
Dalam kegiatan operasional bisnis, pelaksana kegiatan bisa mengajukan klaim reimbursement kepada pihak lain atas biaya tertentu, seperti penggantian biaya yang dikeluarkan dalam kerangka kerjasama bisnis.
- Tax Reimbursement
Dalam beberapa kasus, pemerintah atau otoritas pajak dapat memberikan pengembalian biaya tertentu kepada individu atau perusahaan sebagai bagian dari insentif atau pengurangan pajak.
Fungsi Reimbursement
Fungsi reimbursement adalah untuk memberikan mekanisme penggantian atau pengembalian biaya yang telah dikeluarkan oleh individu atau entitas dalam konteks tertentu. Berikut adalah beberapa fungsi utama reimbursement:
- Mengatasi Beban Keuangan
Reimbursement membantu mengurangi beban keuangan individu atau perusahaan dengan memberikan penggantian atas biaya yang telah dikeluarkan. Ini memungkinkan mereka untuk mendapatkan kembali uang yang telah dihabiskan untuk berbagai keperluan.
- Memfasilitasi Transaksi Bisnis
Dalam situasi bisnis, reimbursement dapat digunakan untuk memfasilitasi transaksi antara berbagai pihak. Misalnya, dalam kemitraan bisnis atau proyek bersama, pihak yang membayar biaya tertentu dapat mengajukan klaim reimbursement kepada pihak lain yang bersangkutan.
- Mendorong Partisipasi
Dalam beberapa situasi, reimbursement dapat digunakan sebagai insentif untuk mendorong partisipasi atau tindakan tertentu. Misalnya, perusahaan dapat menawarkan reimbursement biaya pendidikan kepada karyawan untuk mendorong pengembangan diri dan pembelajaran kontinu.
- Mengurangi Beban Administratif
Dengan menggunakan reimbursement, perusahaan atau lembaga dapat mengurangi beban administratif yang terkait dengan pembayaran langsung. Sebagai contoh, daripada perusahaan memesan dan membayar langsung tiket pesawat untuk karyawan yang melakukan perjalanan bisnis, perusahaan dapat mengizinkan karyawan untuk membeli tiket sendiri dan kemudian mengajukan klaim reimbursement.
- Memberikan Fleksibilitas
Reimbursement memberikan fleksibilitas kepada individu atau perusahaan dalam mengelola keuangan. Mereka dapat mengambil keputusan tentang bagaimana mengelola biaya dan kemudian mendapatkan pengembalian biaya sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
- Mengurangi Risiko Keuangan
Dalam beberapa kasus, reimbursement dapat membantu mengurangi risiko keuangan. Misalnya, dalam perjalanan bisnis, seorang karyawan dapat menghindari membawa jumlah uang yang besar dengan membayar biaya perjalanan terlebih dahulu dan kemudian mengajukan klaim reimbursement.
- Mendorong Kepatuhan Kebijakan
Reimbursement dapat digunakan untuk mendorong kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur perusahaan. Karyawan cenderung mematuhi aturan pengeluaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan agar bisa mendapatkan reimbursement.
- Mengatasi Ketidakpastian Keuangan
Dalam situasi di mana biaya tidak dapat diperkirakan dengan pasti sebelumnya, reimbursement dapat membantu mengatasi ketidakpastian keuangan dengan memberikan cara untuk mengembalikan biaya yang sebenarnya dikeluarkan.
Prosedur Dan Persyaratan
Prosedur dan persyaratan untuk reimbursement dapat bervariasi tergantung pada jenis reimbursement yang sedang Anda ajukan (seperti biaya perjalanan, biaya medis, atau biaya pendidikan), serta kebijakan perusahaan atau lembaga yang terlibat. Namun, berikut adalah beberapa langkah umum dan persyaratan yang sering terkait dengan proses reimbursement:
Prosedur Umum:
- Pengumpulan Bukti
Pertama-tama, Anda harus mengumpulkan bukti pembayaran yang mencakup informasi penting seperti tanggal, deskripsi biaya, dan jumlah yang dibayarkan. Bukti ini bisa berupa faktur, kwitansi, tiket, atau dokumen lain yang relevan.
- Isi Formulir Klaim
Perusahaan atau lembaga biasanya akan menyediakan formulir klaim yang harus Anda isi. Formulir ini akan meminta informasi tentang diri Anda, rincian biaya, dan informasi lain yang relevan.
- Lampirkan Bukti Pembayaran
Sertakan bukti pembayaran yang telah Anda kumpulkan bersama dengan formulir klaim. Pastikan bukti tersebut sesuai dengan rincian yang Anda berikan dalam formulir.
- Verifikasi dan Persetujuan
Setelah Anda mengajukan klaim, pihak yang berwenang dalam perusahaan atau lembaga akan memeriksa klaim Anda. Ini mungkin melibatkan verifikasi bukti, memastikan bahwa klaim sesuai dengan kebijakan perusahaan, dan memeriksa kelayakan klaim.
- Persetujuan Klaim
Jika klaim Anda diterima, perusahaan atau lembaga akan memberikan persetujuan untuk pembayaran reimbursement. Mereka akan menentukan jumlah yang akan dikembalikan kepada Anda.
- Pembayaran
Setelah klaim Anda disetujui, Anda akan menerima pembayaran reimbursement sesuai dengan jumlah yang disepakati. Pembayaran ini bisa dilakukan melalui transfer bank, cek, atau metode pembayaran lainnya yang telah ditentukan.
Persyaratan Umum:
- Bukti Pembayaran
Anda harus menyediakan bukti pembayaran yang valid dan relevan untuk setiap biaya yang Anda klaimkan. Bukti ini harus mencakup rincian yang cukup jelas tentang transaksi.
- Kesesuaian dengan Kebijakan
Klaim Anda harus sesuai dengan kebijakan perusahaan atau lembaga terkait. Misalnya, jika ada batasan tertentu mengenai jenis biaya yang dapat direimburs, pastikan klaim Anda memenuhi syarat ini.
- Waktu Pengajuan Klaim
Biasanya ada batas waktu untuk mengajukan klaim reimbursement setelah biaya dikeluarkan. Pastikan Anda mengajukan klaim dalam batas waktu yang ditentukan.
- Informasi Identitas
Pastikan Anda memberikan informasi identitas yang akurat dan lengkap dalam formulir klaim. Hal ini penting agar perusahaan atau lembaga dapat menghubungi Anda untuk menginformasikan status klaim.
- Keterangan Rinci
Sertakan keterangan rinci tentang biaya yang Anda ajukan untuk reimbursement. Ini mencakup deskripsi yang jelas tentang alasan biaya tersebut, tanggal, tempat, dan informasi lain yang relevan.
- Tanda Tangan
Biasanya, formulir klaim harus ditandatangani sebagai tanda persetujuan dan keaslian informasi yang diberikan.
Demikian artikel mengenai pengertian reimbursement, untuk membaca artikel-artikel menarik lainnya dapat Anda baca pada blok kami dengan cara klik blog krishand. Jika Anda ingin download trial program dari Krishand Software, kunjungi www.krishand.com dan install program trial nya. Salah satu satu fitur reimbursement pada program Krishand adalah reimbursement pada medical yang ada dalam program Krishand Payroll. Semoga bermanfaat.
JP2308
Lihat Juga: Software Payroll Terbaik