Dalam proses transaksi jual-beli, barang yang dibeli tidak selalu langsung dapat diterima. Proses penerimaan barang dapat berbeda dengan tanggal transaksi, hal tersebut dapat terjadi karena proses pengiriman atau kondisi tertentu yang mempengaruhi penyerahan barang. Proses pencatatan penerimaan barang akan menjadi sangat penting karena akan mempengaruhi saldo barang yang ada di perusahaan. Selain itu data yang dicatat dalam formulir penerimaan barang juga perlu diperhatikan agar proses tracking barang menjadi lebih mudah, baik dalam hal jumlah, kondisi barang serta tanggal pembelian dan supplier barang tersebut. Agar lebih paham mengenai penerimaan barang dan pengecekkannya simak artikel berikut.
Pengertian Penerimaan Barang
Penerimaan barang yang dimaksud di sini merupakan proses menerima barang pesanan atas transaksi pembelian dari penyedia barang atau supplier kepada orang, divisi tertentu atau perusahaan selaku pemesan. Waktu penerimaan barang dapat terjadi sebelum adanya pembayaran ataupun setelah adanya pembayaran sesuai kesepakatan antara penjual dan pembeli saat dilakukannya transaksi. Umumnya ketika terjadi transaksi antara penjual dan pembeli juga akan melakukan kesepakatan kapan barang diserahkan, syarat penyerahan, cara pembayaran dan lainnya.
Pengecekkan Barang
Dalam proses penerimaan barang bagian gudang/bagian yang menerima barang bertanggung jawab untuk melakukan pengecekan barang yang telah dikirim. Adapun beberapa hal yang perlu dicek adalah sebagai berikut:
- Kesesuaian nama barang dengan surat jalan/purchase order
- Kesesuaian jumlah barang surat jalan/purchase order
- Pengecekan kondisi fisik barang
- Pengecekan kesesuaian dokumen yang menyertai barang
Standar Operasional Penerimanan Barang
Standar operasional (SOP) penerimaan barang masing-masing perusahaan dapat berbeda-beda, sesuai masing-masing kebijakan perusahaan dan kebutuhannya. Berikut adalah contoh standar operasional penerimaan barang secara umum:
- Bagian gudang akan menerima barang dari supplier dan melakukan pengecekkan untuk mengetahui kesesuaian barang dengan data surat jalan/purchase order
- Jika data sudah sesuai dengan surat jalan/purchase order selanjutnya bagian gudang akan melakukan pengecekan jumlah barang dan kondisi fisik barang, pada proses ini terkadang diperlukan dokumentasi dalam bentuk foto ataupun video.
- Jika terjadi ketidaksesuaian barang bagian gudang dapat menginformasikan kepada supplier baik secara langsung maupun secara tertulis, selanjutnya bagian gudang dan supplier dapat melakukan koreksi bersama.
- Untuk pemeriksaan kualitas dan fisik barang dapat dilakukan bagian gudang tersebut ataupun bagian quality control (QC) sesuai dengan kebijakan perusahaan
- Untuk kondisi barang yang tidak sesuai atau reject bagian penerima barang berhak untuk menolak/tidak menerima barang tersebut. Atau bisa juga melakukan pengajuan retur barang kepada supplier.
- Jika dari hasil pengecekkan barang sudah sesuai maka staff gudang melakukan pencatatan penerimaan barang
- Selanjutnya data penerimaan tersebut dicatat dalam kartu stok sesuai detail barang dan surat jalannya.
Program Pengelolaan Penerimaan Barang
Proses pencatatan penerimaan barang merupakan hal yang sangat penting dalam memperoleh data saldo barang di perusahaan. Adanya program yang dapat tersinkronisasi dengan data transaksi pembelian yang dilakukan akan sangat membantu dalam proses pengecekkan barang. Contohnya dalam formulir penerimaan barang kita dapat langsung mengambil data dari purchase order yang sudah diinput sebelumnya, sehingga kita dapat melakukan pengecekan secara langsung untuk kesesuaian barang tanpa harus menginput satu per satu detail barang lagi dan mencocokan ulang.
Salah satu program yang dapat meng-cover kebutuhan tersebut adalah program Krishand Accounting. Dengan program Krishand Accounting, pencatatan detail barang yang diterima dapat langsung ditarik dari data purchase order yang sudah diinput oleh bagian purchasing, sehingga bagian penerimaan barang tidak perlu input manual dan bisa langsung melakukan pengecekkan kesesuaian data. Selain dapat menarik data langsung dari purchase order, dengan Krishand Accounting Anda dapat langsung menampilkan form dan mencetak data yang sudah Anda input ke dalam sistem.
Contoh Format Penerimaan Barang
Berikut adalah contoh format penerimaan barang yang dapat dihasilkan program Krishand Accounting:
Demikian artikel mengenai penerimaan barang dan pengecekkannya, kunjungi website kami dengan cara klik Krishand Software untuk mengetahui Krishand Accounting lebih jauh. Bagi Anda yang ingin membaca artikel-artikel menarik lainnya kunjungi blog kami dengan cara klik blog krishand. Semoga bermanfaat.
JP2303