Dalam akuntansi, pengeluaran kas pada prakteknya, tidak semua dapat dilakukan dengan menggunakan kas atau bank, karena untuk pengeluaran yang nominalnya relatif kecil, perusahaan tidak perlu mengeluarkan persetujuan pengeluaran kas atau menunggu pencairan cek. Untuk mengatasi hal itu, perusahaan biasanya memiliki dana khusus pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang disebut dengan Kas Kecil (Petty Cash).
Pengertian Kas Kecil
Menurut Soemarso (2004), dana kas kecil adalah :
”Sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana Kas Kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank (dengan cek).”Kas Kecil atau Petty Cash dapat diartikan sebagai dana yang dipergunakan untuk pengeluaran yang bernilai relatif kecil nominalnya, contohnya pengeluaran untuk konsumsi rapat dan biaya reimburse bensin, dan sejenisnya. Berbeda dengan kas pada umumnya, Kas Kecil ini memiliki jumlah yang terbatas.
Dengan menerapkan Kas Kecil, pengeluaran besar dan kecil otomatis terpisahkan, akuntan tidak perlu repot untuk memperhatikan pengeluaran kecil karena sudah dicatat terpisah sendiri. Meskipun digolongkan sebagai perkiraan yang selalu berhubungan dengan transaksi yang berjumlah relatif kecil, manfaat yang dirasakan cukup besar, dengan kas kecil memiliki pencatatan tersendiri diluar dari kas utama, pengeluaran nominal kecil tidak akan menganggu kas utama, karena kas utama pada umumnya sudah disusun untuk pengeluaran yang lebih besar lainnya.
Tujuan Pembentukan Kas Kecil
- Sebagai dana langsung yang tidak memerlukan cek;
- Mempercepat aktivitas apabila ingin menggunakan dana secara mendadak / tidak terencana sebelumnya dengan nominal yang relatif kecil
Metode Pencatatan Kas Kecil
1. Metode Tetap (Imprest Fund Method)
Metode ini menganut metode pencatatan kas kecil dengan dana yang tetap, yang berarti bahwa apabila perusahaan akan mengisi kembali dana kas kecil yang sudah digunakan, maka pengisian tersebut harus menunjukkan saldo kas kecil yang tetap. Kita dapat lihat pada saldo kas kecil di awal periode yang selalu menunjukkan angka yang sama.
Misalkan, saldo awal pembentukan kas kecil ini adalah Rp. 2.000.000, maka pada periode selanjutnya juga dana harus sama, yaitu Rp. 2.000.000. Dengan jumlah saldo yang tetap, maka pembukuan pada akhirnya akan lebih mudah dilakukan.
Tanggung jawab yang diemban pemegang petty cash ini menjadi lebih mudah. Sebab dengan metode imprestmaka yang bertanggung jawab tidak perlu melakukan pencatatan secara terus menerus, melainkan hanya harus mengumpulkan bukti transaksi yang telah dilakukan.
Kemudian pada akhir periode barulah akan dilakukan pembukuan berdasarkan berbagai bukti yang telah dikumpulkan tersebut. Namun penerapan metode ini tidak terlepas dari kekurangan. Apabila terjadi kekurangan dana ketika sedang melakukan transaksi, maka si pemegang petty cash harus mempertanggungjawabkan kekurangannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada perusahaan.
2. Metode Fluktuasi (Flunctuation Method)
Berbeda dengan metode sebelumnya, metode ini menganut penerapan metode dana petty cash yang dilakukan dengan menggunakan saldo petty cash yang tidak tetap. Dapat disimpulkan bahwa perbedaan yang utama antara metode imprest dan metode fluktuasi adalah penentuan saldo awal petty cash, dimana imprest memiliki saldo tetap sedangkan fluktuasi memiliki saldo yang tidak tetap.
Pengisian saldo dana petty cash berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaraan dari petty cash. Dalam metode fluktuasi setiap terjadi pengeluaran uang dari petty cash langsung dicatat. Jadi buku pengeluaran petty cash mempunyai fungsi sebagai buku jurnal dan menjadi dasar untuk pembukuan ke rekening-rekening buku besar.
Dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan Kas Kecil
Dokumen atau bukti pemakaian petty cash ada dua yakni bukti pengeluaran internal dan bukti pengeluaran eksternal. Peralatan atau dokumen yang diperlukan dalam pengelolaan dana petty cashyaitu:
- Bukti kas keluar
Dokumen ini berguna agar perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi pada fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas Kecil, dokumen ini sangat dibutuhkan pada saat pengisian kembali dana petty cash.
- Cheque atau cek
Cheque atau biasa kita kenal dengan cek adalah dokumen yang dipakai untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.
- Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen ini dipakai oleh pengguna petty cash untuk meminta sejumlah uang kepada pemegang dana petty cash. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berguna sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini akan disimpan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana petty cash.
- Bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pengguna dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana petty cash. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pengguna dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
- Permintaan pengisian kembali kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian kasir/ pemegang kas utama agar dibuatkan bukti kas keluar untuk pengisian kembali dana kas kecil.
Penggunaan Krishand General Ledger untuk Kas Kecil
Dengan menggunakan perangkat lunak dapat mempermudah pekerjaan akuntan/ pemegang kas kecil dalam merekap transaksi-transaksi yang terjadi. Selain itu, dengan menggunakan perangkat lunak, dapat juga menghindari human error yang disebabkan ketika merekap transaksi-transaksi. Kini Krishand General Ledger dapat membantu Anda dalam merekap transaksi-transaksi yang berhubungan dengan Kas Kecil hingga penarikan rekapan transaksi Kas Kecil. Selain itu Krishand General Ledger diperuntukkan juga untuk penjurnalan yang lain. Jadi tunggu apalagi, segera hubungi Krishand untuk penggunaan Krishand General Ledger.