Dalam pengadaan barang kita mengenal adanya Purchase order (PO) yang merupakan dasar dalam pengadaan barang kepada vendor atau penyedia barang. Sebelum dibuatnya purchase order sebenarnya ada satu form lagi yang merupakan dasar pembuatan purchase order, form tersebut biasa disebut dengan Purchase Requisition (PR). Berbeda dengan Purchase order yang biasa digunakan untuk pihak eksternal Purchase Requisition lebih diperuntukan pada internal perusaahan. Setiap departemen/bagian yang memerlukan pengadaan barang biasanya akan membuat Purchase Requisition yang akan ditujukan kepada bagian keuangan atau pengadaan barang. Namun tidak semua perusahaan menggunakan Purchase Requisition dengan alasan tertentu, beberapa berusahaan langsung menggunakan form purchase order dalam pengadaan barang. Beberapa manfaat adanya purchase requisition diantaranya:
1. Proses Pengadaan menjadi mudah
Bagian Pengadaan barang akan menjadi lebih mudah karena dalam pembuatan purchase order memiliki dasar atau acuan. Selain itu data kebutuhan barang sudah tercantum dalam Purchase Requisition sehingga bagian Pengadaan hanya perlu memindahkan data kedalam format purchase order.
2.Aset Perusahaan jadi lebih aman
Dengan adanya PR pengadaan akan lebih terkontrol karena akan ada minimal 2 pihak yang saling komunikasi dalam proses pengadaan barang. Berbeda dengan instansi yang tidak menggunakan PR, data pengadaan hanya bisa dilacak dari PO sementara bila instansi menggunakan PR data pengadaan bisa dilacak dari data PR dan PO. Dari kedua form tersebut proses pengadaan juga akan menjadi lebih detail, berapa barang yang diajukan dan berapa barang yang disetujui untuk proses pengadaan barang atau pembuatan PO.
3.Menghindari adanya kecurangan
Tidak menutup kemungkinan proses pengadaan barang menjadi lahan untuk melakukan kecurangan. Adanya pembelian palsu atau dark purchasing menjadi salah satu alasan mengapa Purchase Requisition menjadi penting. Dengan adanya PR maka terdapat dokumen resmi dari departemen/bagian yang membutuhkan barang kepada pihak purchasing guna proses pengadaan barang. Tanpa dokumen tersebut bagian purchasing tidak berhak melakukan pengadaan barang, sehingga kecurangan dengan adanya pembelian palsu dapat terhndarkan.
4.Melatih kedisiplinan
Selain untuk keamanan, pembuatan PR sebagai acuan dalam pembuatan PO juga menjadi salah satu metode dalam melatih kedisiplinan dan kerapihan pencatatan perusahaan. Dengan adanya PR cacatan perusahaan menjadi lebh rapih dan terstruktur.
Beberapa hal yang harus ada pada form PR diantaranya:
- Divisi atau departemen yang memerlukan barang atau jasa
- Barang atau Jasa yang dibutuhkan
- Jumlah barang/jasa yang dibutuhan
- Estimasi harga
- Nama Vendor yang menyediaakan
Perbedaan antara Purchase Requisition dan Purchase Order
- PR masih bersifat sementara/belum pasti karena kebutuhan barang/jasa pada PR akan dicek kembali oleh bagian keuangan dan purchasing, sementara PO bersifat pasti berisi barang/jasa yang dibutuhkan dvisi terkait dan telah disetujui untuk diteruskan ke vendor.
- PR dibuat oleh beberapa pihak dalam internalperusahaan sesuai bagian yang membutuhkan barang/jasa sementara PO dibuat oleh bagian keuangan/purchasing atau pengadaan.
- PR masih ada kemungkinan berubah sesuai pertimbangan managemen perusahaan atas kebutuhan barang/jasa, sementara PO sangat kecil kemungkinan berubah jika ada perubahan, lebih kepada siapa vendor atau merk barang yang ada.
Model PR ataupun PO antar perusahaan bisa berbeda-beda tetapi pada prinsipnya akan sama isinya. Berikut contoh format PR dan PO:
Contoh format PR
Contoh PO
Demikian Artikel tentang perbedaan PR dan PO, untuk mempermudah Anda dalam pembuatan PO Anda bisa menggunakan software yang mendukung pembuatan format tersebut. Salah satu program yang dapat membantu Anda dalam pembuatan format tersebut adalah program Krishand Account Payable. Pada Krishand Account Payable Anda bisa megelola transaksi hutang, pembelian hingga penerimaan barang serta bisa mencetak Purchase Order dari program tersebut. Jika anda membutuhkan program lain anda bisa klik Krishand Software untuk trial program lainnya. Semoga bermanfaat 😊
JP072020