Saat ini pengiriman informasi atau surat menyurat lebih banyak dilakukan dengan menggunakan email (elektronik mail) melalui perangkat komputer maupun handphone yang terhubung pada akses internet. Email sendiri dinilai sebagai solusi cepat dalam hal pengiriman informasi atau surat menyurat yang menghemat waktu dan biaya. Dikarenakan peran email sangat penting dalam aktifitas pekerjaan, Krishand Software memanfaatkan fungsi dari email tersebut untuk pengiriman slip gaji pada Software Krishand Payroll.
Dibalik kemudahan yang kita dapatkan dari fungsi email, ada sebuah pos penghubung yang mungkin banyak orang belum mengetahuinya bahkan si penguna email itu sendiri, pos penghubung tersebut dikenal dengan sebutan Mail Server. Server email atau mail server ini berperan sebagai penghubung antara pengirim email dengan penerima. Berikut akan kita bahas lebih lanjut pengertian mail server.
Apa Itu Mail Server
Pengertian mail server adalah sebuah server email yang bertugas sebagai penerima dan pengirim email. Email yang Anda kirim akan masuk terlebih dahulu ke server email dan melewati serangkaian proses di dalamnya sebelum akhirnya dikirimkan ke alamat email penerima.
Gambaran sederhananya, mail server itu ibarat kantor pos yang bertugas menerima surat lalu mengirimkannya ke tujuan.
Komponen Pada Mail Server
Di dalam mail server terdapat tiga komponen yang memiliki peran penting dalam proses memindahkan dan mengelola email yaitu MTA, MDA dan MUA. Apa peran dari ketiga komponen tersebut?
1. MUA (Mail User Agent)
MUA merupakan komponen pada mail server yang digunakan untuk menyusun, mengirim, dan menerima email. Contoh MUA adalah Gmail, Yahoo, Evolution, Thunderbird, Outlook, dan layanan email lainnya.
2. MTA (Mail Transport Agent)
MTA bertugas sebagai penerima dan pengirim email dari komputer satu ke komputer lainnya. Peran MTA terbilang penting dalam sistem penanganan pesan internet.
Peran MTA antara lain:
- Menerima email.
- Memberikan respon berupa pesan otomatis ketika email gagal sampai tujuan.
- Memilih server email untuk meneruskan email yang dikirim.
Jenis MTA diantaranya adalah
- Sendmail, sistem mail server yang digunakan pada sistem operasi Linux.
- Postfix, sistem mail server digunakan pada sistem operasi Linux dan Mac Os X.
- Qmail, mail server yang dikenal sebagai server paling aman, digunakan oleh penyedia email seperti Yahoo dan Hotmail.
3. MDA (Mail Delivery Agent)
MDA adalah sebuah software yang bertugas mengantarkan email dari MTA. MDA juga dikenal sebagai sebutan Local Delivery Agent atau LDA.
Protokol Mail Server
Terdapat tiga jenis protokol penting yang merupakan satu kesatuan dari mail server demi berjalannya sebuah email. Protokol tersebut terdiri dari SMTP, IMAP dan POP3.
1. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)
SMTP atau Simple Mail Transfer Protocol adalah salah satu protokol yang berfungsi mengirimkan email dari lokal email ke server email. Dengan kata lain, SMTP merupakan protokol untuk surat keluar yang melakukan komunikasi dengan mail server.
Proses kerja SMTP dikontrol oleh MTA pada server email Anda.
2. IMAP (Internet Message Access)
IMAP atau Internet Message Access adalah protokol email yang berfungsi untuk mengakses email.
Jika pengaturan pada aplikasi email mengunakan IMAP, maka email yang Anda baca bukan email yang tersimpan pada komputer, tetapi email yang tersimpan pada server email tersebut. Jadi email dapat dibaca kapanpun dan di perangkat manapun yang terhubung internet. IMAP merupakan protokol 2 way sync yang berperan menyinkronkan data di beberapa perangkat dengan menggunakan server email yang sama.
IMAP lebih direkomendasikan oleh layanan email seperti Gmail dan Yahoo.
3. POP3 (Post Office Protocol)
POP3 atau Post Office Protocol merupakan protokol baru dalam penerimaan email dan berbasis client server. POP3 bertugas mengirimkan data dan informasi ke email lokal pada perangkat yang digunakan melalui server email penerima.
Pesan yang Anda terima akan tersimpan pada perangkat Anda, pesan yang sudah tersimpan pada perangkat akan terhapus secara otomatis dari server email.
POP3 menggunakan sistem komunikasi satu arah yang hanya bisa dilakukan di dalam satu perangkat dalam pengambilan pesan email. Jika perangkat yang dipakai ingin berpindah, baiknya lakukan backup email terlebih dahulu
Cara Kerja Mail Server
Cara kerja utama mail server yaitu mengirim email dan menerima email, namun secara umum sistem kerja mail server seperti gambar berikut:
Kelebihan Mail Server
Mail server pada layanan email gratis dan email berbayar punya proses dan cara kerja yang sama. Perbedaannya terletak pada sisi pengaturan, keamanan, dan kapasitas penyimpanan yang didapatkan.
Berikut kelebihan mail server untuk layanan email berbayar:
- Perusahaan akan telihat lebih profesional
- Kepercayaan pelanggan lebih tinggi
- Privacy perusahaan lebih aman
- Bebas mengatur konfigurasi email
- Dapat membuat email bisnis
Fungsi Mail Server Diprogram Krishand Payroll
Krishand Payroll memiliki fitur pengiriman slip gaji karyawan melalui email. Fitur mail slip ini akan memudahkan Anda dalam menginformasikan rincian penghasilan karyawan (slip gaji) tanpa harus mencetaknya. Dengan adanya fitur ini, maka minim dalam penggunaan kertas (paperless) dan dapat menghemat pengeluaran perusahaan.
Agar fitur mail slip ini dapat digunakan, Krishand Payroll membutuhkan data mail server dari email yang akan digunakan untuk mengirim slip. Data yang dibutuhkan meliputi, nama pengirim, alamat email pengirim, mail serverpengirim, user, password dan port SMTP.
AK – 2111