Dalam menjalankan suatu bisnis, pencatatan laporan transaksi merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan. Catatan digital atau fisik bisa digunakan sebagai arsip untuk pengecekan di masa depan. Misal ada kesalahan pada pencatatan, Anda bisa menggunakannya untuk cross check terlebih dahulu. Ada banyak jenis dokumen dalam bisnis, salah satu yang penting adalah nota kredit atau credit note. Pada artikel ini, kita akan membahas mengenai pengertian nota kredit, tujuan pembuatan, hingga manfaat yang akan didapatkan.
Pengertian Nota Kredit
Nota kredit merupakan dokumen yang dikeluarkan untuk bukti adanya pengurangan piutang usaha. Pengurangan ini terjadi karena adanya penurunan harga barang atau ada masalah pada barang, entah cacat atau kekurangan lain. Dampaknya, barang harus diretur seluruh atau sebagian. Nota kredit dibuat oleh penjual barang. Mereka akan menandatangani berkas resmi ini dan diberikan kepada pembeli. Sebelum berkas ini dibuat, pembeli akan mengeluarkan dahulu nota debet. Nota ini penting dan sering dibuat minimal rangkap dua untuk dokumentasi.
Penerbitan nota kredit dilakukan atas kesepakatan bersama antara penjual dan pembeli. Misal saat melakukan transaksi dan kerja sama, terjadi perjanjian terkait pengembalian barang dengan kondisi tertentu. Dengan perjanjian atau kesepakatan, tidak akan ada yang namanya salah paham antara dua belah pihak.
Credit note yang nantinya dibuat oleh penjual terdiri dari beberapa komponen penting yang terdiri dari:
- Terdapat kolom yang berisi informasi terkait dengan data produk. Data yang ditampilkan mencakup jumlah barang yang dikembalikan dan harga. Dua hal ini sudah disepakati dan terjadi pembicaraan sebelum diterbitkan.
- Credit note yang dikeluarkan harus memiliki nomor pesanan. Nomor ini akan digunakan untuk pelacakan kalau jumlahnya ada banyak.
- Harus memuat tanggal, faktur tagihan, dan juga alamat pengiriman. Semua harus tertulis dengan jelas untuk memudahkan tim melakukan retur.
- Ada ketentuan pembayaran pada nota. Ketentuan itu bisa dipakai untuk menindaklanjuti masalah yang terjadi.
Tujuan Pembuatan Nota Kredit
Secara umum, nota kredit dibuat oleh penjual untuk pembeli untuk tujuan di bawah ini:
- Credit note dibuat secara spesifik untuk mengatasi masalah yang berhubungan retur atau koreksi lain baik itu jumlah barang atau harga. Penjual dan pembeli harus sepakat dahulu sebelum nota diterbitkan.
- Dibuat sebagai dokumen format yang bisa dilacak dan digunakan sebagai bukti yang sah. Ke depannya kalau ada masalah dengan utang-piutang, nota ini bisa dipakai untuk menyelesaikannya.
- Menghindari adanya kesalahan pada pencatatan di buku besar atau dokumentasi. Dokumen itu bisa dilampirkan untuk menunjang adanya revisi sehingga pembukuan jadi bersih.
- Dipakai sebagai bukti tanggung jawab penjual pada pembeli sesuai kesepakatan yang sudah dibuat sebelumnya.
Manfaat Pembuatan Nota Kredit
Pembuatan credit note memberikan manfaat baik pada penjual maupun pembeli. Manfaat itu terdiri dari:
1. Menjaga Hubungan Penjual dan Pembeli
Nota kredit dibuat atas kesepakatan bersama antar penjual dan juga pembeli. Kalau sudah ada kesepakatan dari awal, kemungkinan terjadi konflik akan kecil. Kalaupun nantinya ada kesalahan dalam pengiriman barang dan koreksi lainnya, semua akan ditangani secara profesional.
2. Memudahkan Kerja Tim Administrasi
Bekerja sebagai tim administrasi tidak mudah. Terlebih, jumlah dokumennya banyak dan harus dikelompokkan sesuai jenisnya. Jika ada koreksi pada harga sampai jumlah barang dan tidak ada nota untuk memperbaikinya, kesalahan akan terjadi. Tim akan kerepotan untuk mencari mana saja yang salah dan harus dibenahi sesegera mungkin.
3. Meminimalkan Kesalahan Teknis di Lapangan
Nota kredit biasanya dibuat lebih dari satu lembar. Lembar salinan biasanya akan dipegang oleh rekan kerja dan juga tim ekspedisi. Jadi, dengan melihat nota itu, kesalahan dalam pengembalian dan penagihan tidak akan terjadi. Kesalahan teknis di lapangan tidak akan terjadi lagi.
Seperti yang sudah dibahas di atas, credit note tidak hanya bertujuan untuk menandai adanya retur atau koreksi harga. Dokumen ini juga mampu meminimalkan kemungkinan konflik yang terjadi antara penjual dan pembeli. Selain itu, nota juga bisa membantu bagian admin untuk mencatat dengan detail dan meminimalisir kesalahan. Demikian artikel mengenai nota kredit, untuk membantu Anda dalam mengelola penjualan ataupun nota kredit, Krishand Software menyediakan program Krishand Invoicing. Pada program Krishand Invoicing Anda dapat menegelola transaksi dari sales order, surat jalan, invoice, nota kredit, ppn dan lainnya. Untuk mengetahui program Krishand Invoicing lebih jauh Anda dapat mengunjungi website kami dengan klik Krishand Software. Semoga bermanfaat.
JP2103