Salah satu dokumen yang wajib dibuat saat akan menjalankan proyek adalah business requirement document (BRD) sebagai acuan atau pedoman proyek untuk para stakeholders dan para pihak yang ikut terlibat pada proyek agar memiliki pemahaman juga tujuan yang sama. Jika business requirement document (BRD) disusun dengan baik dapat menjadi dasar project management yang sukses. Untuk memahami BRD lebih dalam, simak pembahasan di bawah ini.
Pengertian Business Requirement Document
Business Requirement Document atau disingkat BRD adalah dokumen yang menerangkan secara rinci kebutuhan juga tujuan untuk suatu proyek, seperti apa tindakan yang harus dilakukan perusahaan terhadap produk baru atau produk yang diperbarui. BDR menguraikan kebutuhan juga keinginan pengguna, tujuan dari solusi yang diajukan, dan masalah apa yang bisa memengaruhi pelaksanaan dari solusi tersebut.
BRD bersifat sebagai petunjuk bagi pihak yang berkepentingan untuk menetapkan kebijakan juga keputusan mengenai prioritas, bentuk dan struktur kepemimpinan. Pentingnya dibentuk Business Requirement Document agar memastikan proyek bisa sejalan dengan tujuan yang diharapkan. Susunan ini akan dirancang oleh manager proyek atau business analys yang paham keseluruhan mengenai tahapan pembuatan BRD.
Informasi Yang Tersedia Pada BRD
Berikut lingkup dari informasi yang tersedia pada BRD :
- Gambaran Proyek
Dalam BRD yang perlu dicantumkan pertama adalah penjelasan proyek secara sekeluruhan. Rangkuman dari kriteria proyek secara garis besar perlu diringkas oleh penyusun BRD.
- Laporan Keuangan
Laporan keuangan perlu dicantumkan karena para pelaksana proyek dapat memberikan estimasi pengaruh proyek untuk neraca dan pendapatan perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Agar tidak terjadi kerugian proyek.
- Pernyataan Mengenai Kebutuhan
Menyertakan kebutuhan dari sisi logistik juga sumber daya yang diperlukan dalam proses menjalankan proyek.
- Perkiraan Biaya dan Keuntungan
BRD menjelaskan nilai perkiraan atau taksiran biaya juga nilai untung yang akan didapatkan proyek. Pada bagian ini harus diisi uraian dari keseluruhan biaya pada proyek dan analisis keuntungan.
- Jadwal, Timeline dan Batas Waktu
Dalam BRD perlu diuraikan sercara jelas jadwal, timeline, dan batas waktu yang sudah ditetapkan. Dengan penjabaran yang detail tentang keseluruhan tahapan proyek membantu perusahaan untuk menilai kinerja proyek juga meyakinkan bahwa semua yang berkepentingan mengerti apa yang dibutuhkan dalam setiap tahapnya.
Manfaat Business Requirement Document
Manfaat dari BRD yang disusun dengan tepat di antaranya :
- Menghindari kegagalan proyek : BRD dapat menghindari kegagalan proyekdengan menegaskan bahwa persyaratan sudah dimengerti secara akurat oleh semua pihak. Persyaratan yang tidak sesuai akan menyebabkan hasil dari proyek tidak sesuai dengan haparan bisnis, hingga mengakibatkan kegagalan proyek. BRD dapat digunakan sebagai petunjuk jalan yang memandu proses pengembangan hingga mengurangi resiko kesalahan yang bersifat merugikan.
- Menyelaraskan dengan tujuan bisnis : BRD memastikan bahwa proyek dapat berjalan selaras bersama tujuan perusahaan. Penyelarasan akan membantu dalam mengamati kesehatan proyek secara keseluruhan dan menegaskan bahwa usaha difokuskan atar mencapai hasil yang diinginkan.
- Penghematan biaya : Penjelasan dari persyaratan proyek yang tepat dapat mengurangi perubahan signifikan yang tidak diharapkan dan pengerjaan ulang selama proses pengembangan. Dapat menghemat biaya proyek dengan adanya BRD.
- Kolaborasi stakeholder : BRD juga digunakan sebagai referensi general untuk diskusi serta pengambilan keputusan dari stakeholder dan pihak yang terlibat pada proyek.
Dari penjelasan di atas diketahui bahwa Business Requirement Document bukan sekedar dokumen, namun juga fondasi yang kuat untuk mengarahkan proyek bisnis menuju keberhasilan. BRD yang disusun secara akurat, menjadikan para pihak yang berkepentingan bisa memastikan bahwa proyek yang dikerjakan sesuai dengan harapan. Nilai perencanaan biaya dan keuntungan proyek akan dapat dipastikan sesuai yang tercantum pada BRD. Dalam aplikasi Krishand GL dilengkapi dengan menu budget, sehingga pengguna dapat membandingan nilai budget dengan realisasi pada transaksi yang ada. Untuk mendapatkan informasi lebih lengkap tentang Krishand GL kunjungi krishand.com .
Lihat Juga: Aplikasi Payroll