Kegiatan yang berhubungan dengan pengeluaran uang perusahaan harus dikelola dengan sangat cermat. Salah satu bentuk pengeluaran uang perusahaan adalah kegiatan transaksi pembelian barang. Maka dari itu perlu ada alur/prosedur yang jelas dalam setiap transaksi pembelian barang dalam sebuah perusahaan. Prosedur pembelian setiap perusahaan dapat berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan bidang usaha yang dijalankan. Semakin baik prosedur yang dijalankan suatu perusahaan akan mempengaruhi keberhasilan operasional perusahaan. Pada artikel ini akan membahas mengenai pengertian prosedur pembelian secara umum.
Pengertian Prosedur Pembelian
Secara umum prosedur pembelian dapat diartikan sebagai langkah-langkah yang digunakan suatu perusahaan dalam melakukan proses pengadaan atau pembelian suatu barang. Prosedur pembelian digunakan perusahaan agar proses operasional perusahaan berjalan dengan baik.
Prosedur Pembelian Yang Umum Digunakan
Dalam prosedur pembelian ada beberapa langkah dan dokumen yang biasa dijalankan, di antaranya sebagai berikut:
- Purchase Request
Purchase Request merupakan prosedur yang biasa dilakukan dalam proses pembelian sebelum penerbitan purchase order. Purchase request biasanya digunakan dalam internal perusahaan antara divisi-divisi yang membutuhkan dengan bagian puchasing. Divisi-divisi yang membutuhkan akan menyerahkan daftar kebutuhan barang kepada bagian purchasing untuk direview dan dilakukan pembelian jika disetujui.
- Purchase Order
Purchase Order merupakan prosedur yang dilakukan antara bagian purchasing dengan vendor. Dari daftar kebutuhan perusahaan yang masuk ke bagian purchasing, bagian purchasing akan melakukan review kemudian akan melakukan pesanan ke vendor untuk barang-barang yang disetujui.
- Penerimaan Barang
Langkah selanjutnya adalah proses penerimaan barang, setelah bagian purchasing melakukan pemesanan kepada vendor maka proses selanjutnya adalah vendor mengirimkan barang yang dipesan dan bagian gudang perusahaan melakukan penerimaan dan pengecekan barang.
- Faktur Pembelian
Faktur pembelian merupakan pencatatan internal perusahaan sebelum melakukan pembayaran atas barang yang diterima. Faktur pembelian biasanya akan dibuat oleh bagian tertentu sesuai dengan invoice yang diberikan dari vendor dan hasil pengecekan barang yang diterima yang dilakukan oleh bagian gudang.
- Pembayaran Hutang
Langkah terakhir dari proses pembelian adalah pembayaran hutang/barang yang dibeli, jika barang yang dikirimkan oleh vendor sudah sesuai semua selanjutnya perusahaan dapat melakukan pembayaran untuk melunasi pembelian barang tersebut.
Pihak Yang Terlibat
Adapun pihak-pihak yang terlibat dalam prosedur pembelian di antaranya adalah sebagai berikut:
Internal:
- Bagian/divisi-divisi dalam struktur perusahaan
- Bagian Pembelian/purchasing
- Bagian Gudang
- Bagian Keuangan/finance
- Bagian Pajak
Eksternal:
- Vendor
- Ekspedisi/bagian pengiriman
Manfaat Program dalam Pengelolaan Pembelian
Dalam pelaksanaan prosedur pembelian yang baik, terutama bagi perusahaan yang tingkat transaksi pembeliannya tinggi akan sangat merepotkan jika pencatatan pembelian masih dilakukan dengan cara manual. Selain menghabiskan waktu, risiko human error juga menjadi lebih besar kemungkinannya. Untuk membantu perusahaan dalam melakukan pengelolaan tranasaksi pembelian Krishand Software menyediakan Krishand Accounting. Dengan program Krishand Accounting Anda dapat melakukan pengelolaan data supplier, pencatatan purchase request, purchase order, penerimaan barang, faktur pembelian hingga pembayarannya. Tidak hanya dalam pengelolaan transkasi pembelian Krishand Accounting memiliki banyak fitur lain yang dapat Anda manfaatkan seperti pengelolaan transaksi penjualan, invoice, faktur pajak, inventory, hingga ke jurnal dan laporan keuangan.
Demikian artikel mengenai prosedur pembelian, untuk melihat artikel-artikel menarik lainnya Anda dapat mengunjungi blog kami dengan cara klik blog krishand. Atau kunjungi website kami dengan cara klik krishand software.
JP2302