Pada perusahaan dagang terdapat beberapa jenis dokumen ataupun laporan yang dibuat sebelum barang dikirim kepada pelanggan. Dokumen tersebut berguna untuk mengkonfirmasi ulang data pesanan pelanggan agar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman. Setelah pelanggan menerbitkan purchase order (PO), supplier akan menerbitkan dokumen konfirmasi pesanan berdasarkan PO dan barang yang tersedia pada supplier. Dokumen tersebut disebut dengan Sales Order (SO), untuk pembahasan mengenai Purchase Order dan Purchase Requisition dapat Anda baca pada artikel kami sebelumnya dengan judul Perbedaan Purchase Requisition dan Purchase Order. Pada artikel kali ini kita akan membahas lebih jauh mengenai Sales Order dan manfaatnya.
Pengertian Sales Order
Secara umum sales order dapat diartikan sebagai dokumen penawaran penjualan yang diterbitkan oleh penjual setelah menerima purchase order dari pelanggan, untuk mengkonfirmasi ulang pesanan pelanggan sebelum dilakukan pengiriman barang.
Manfaat Sales Order
Ada beberapa manfaat dari pembuatan sales order, di antaranya sebagai berikut:
- Menghindari Kesalahan Pengiriman
Sales order dapat mengurangi risiko adanya kesalahan pengiriman barang. Dengan adanya sales orderperusahaan dapat mengkonfirmasi ulang pesanan pelanggan dan setelah sales order tersebut disetujui oleh pelanggan maka sales order tersebut yang akan menjadi dasar dalam pembuatan surat jalan untuk pengecekan barang sebelum barang dikirimkan kepada pelanggan.
- Pencatatan Perusahaan Lebih Rapih
Dengan adanya sales order pencatatan perusahaan akan lebih rapih dan terstruktur, karena untuk pembuatan dokumen selanjutnya ada acuan dan dapat digunakan sebagai sumber data dalam pembuatan surat jalan.
- Data Penjualan Lebih Terkontrol
Dengan adanya sales order juga akan membuat transaksi penjualan menjadi semakin terkontrol, karena perusahaan dapat melakukan rekonsiliasi ataupun pengecekan data ketika ada kesalahan dalam pengiriman ataupun sebelum dilakukan pengiriman.
Format Sales Order
Dalam penerapan sales order, masing-masing perusahaan dapat berbeda sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Namun secara umum biasanya akan ada beberapa informasi yang tertera di sales order tersebut, di antaranya:
- Nama perusahaan, alamat serta kontak perusahaan
- Nama Pelanggan, alamat serta kontak pelanggan
- Informasi penagihan kepada pelanggan secara detail
- Detail produk baik barang ataupun jasa yang ditawarkan kepada pelanggan
- Harga barang/jasa per item dan secara total sebelum dan setelah dikenakan pajak.
- Total seluruh biaya terkait dengan barang/jasa yang ditawarkan, pajak, hingga pengiriman
- Syarat dan ketentuan transaksi penjualan barang/jasa tersebut
- Tandatangan penanggung jawab yang terlibat dari masing-masing pihak baik penjual maupun pembeli
Manfaat Penggunaan Software Dalam Membuat Sales Order
Untuk mempermudah dalam pengelolaan sales order perusahaan dapat menggunakan software agar mempermudah kegiatan tersebut. Adapun manfaat penggunaan software dalam pengelolaan sales order di antaranya:
- Mengurangi risiko human error
- Mempercepat proses pengerjaan
- Mempermudah proses pembuatan
- Pembuatan filling secara digital untuk keperluan data ke depannya
Contoh format Sales Order
Dalam contoh ini software yang digunakan adalah Krishand Invoicing. Dengan Krishand Invoicing Anda dapat melakukan pengelolaan data penjualan, seperti data pelanggan, SO, Invoice, inventory, hingga penarikan csv faktur pajak untuk di-upload ke program efaktur. Berikut adalah contoh format sales order yang dapat dihasilkan oleh Krishand Invoicing :
Demikian artikel mengenai sales order dan manfaatnya, jika Anda tertarik untuk mencoba Krishand Invoicing dan ingin mengetahui lebih jauh mengenai program tersebut Anda dapat mengunjungi website kami dengan cara klik Krishand Software. Jika Anda tertarik dengan artikel-artikel menarik lainnya dari kami Anda dapat mengunjungi blog kami dengan cara klik Blog Krishand. Semoga Bermanfaat.
JP2205