Pengertian Tanda Terima

Pengertian Tanda TerimaDalam proses pengiriman barang kepada pelanggan tentu akan ada transaksi serah terima barang. Serah terima barang tersebut memerlukan dokumen/bukti barang sudah diterima atau diserahkan, dokumen tersebut disebut dengan tanda terima barang. Selain sebagai bukti penerimaan tanda terima juga memiliki beberapa fungsi dan jenis. Pada artikel kali ini kita akan membahas mengenai pengertian tanda terima.

Pengertian Tanda Terima

Tanda terima  merupakan bukti penerimaan atas berlangsungnya transaksi dari antara 2 pihak, baik transaksi serah terima barang, uang, dokumen ataupun jasa baik secara tunai maupun kredit. Dalam dokumen/tanda terima umumnya memuat minimal 2 penandatangan yaitu pihak pertama sebagai pengirim/penjual kemudian pihak kedua sebagai penerima/pembeli. Penandatanganan dokumen ini dilakukan ketika proses serah terima barang dilakukan baik setelah pihak penerima pengecekan maupun sebelum pengecekan.

Apabila tanda terima ditandatangani sebelum pengecekan barang maka jika ada ketidaksesuaian barang maka pihak pembeli dapat melakukan retur atas barang tersebut sesuai kesepakatan dari kedua belah pihak atau ketentuan penjual. Ini dapat terjadi antara penjual dan pembeli yang sama dan telah melakukan transaksi berkali-kali sehingga ada rasa saling percaya antara kedua belah pihak. Sebelum proses pengiriman, antara penjual dan pembeli telah membuat kesepakatan bahwa barang yang dikirim dapat diterima tanpa melakukan pengecekan terlebih dahulu, kondisi seperti ini dapat terjadi ketika barang yang dikirimkan quantity nya cukup banyak atau bermacam-macam jenis barang. Sehingga jika harus melakukan pengecekan terlebih dahulu kurir/pengirim harus menunggu terlalu lama. Untuk pembahasan mengenai retur Anda dapat membaca secara lengkapnya pada artikel kami dengan judul retur penjualan dan pembelian.

Jenis Tanda Terima

Ada beberapa jenis tanda terima yang sering digunakan, di antaranya:

  1. Tanda Terima Transaksi/Pertokoan

Tanda terima transaksi/pertokoan merupakan tanda terima atas jual beli barang yang dilakukan pada pertokoan baik UMKM hingga pertokoan besar. Tanda terima ini biasanya memiliki 2 fungsi sekaligus, yaitu sebagai bukti serah terima barang sekaligus bukti pembayaran. Dalam tanda terima ini biasanya akan memuat mulai dari detail barang yang dibeli, harga, pembayaran hingga nilai uang kembali atas barang tersebut.

  1. Tanda Terima Penyerahan Barang

Tanda terima penyerahan barang biasanya terjadi pada perusahaan, di mana penyerahan barang dan pembayaran dilakukan secara terpisah dengan penerbitan invoice. Jenis tanda terima ini lebih sering ditemui pada transaksi jual beli secara kredit di mana penyerahan barang dengan pembayaran dilakukan pada waktu yang berbeda.

  1. Tanda Terima Mutasi Barang

Tanda terima mutasi barang merupakan bukti serah terima barang untuk internal perusahaan. Tanda terima ini biasa digunakan untuk pemindahan barang antar cabang, departemen, divisi ataupun pihak lain yang masih dalam satu manajemen perusahaan. Pemindahan barang ini dapat berupa peralatan kantor/inventaris ataupun barang lain.

  1. Tanda Terima Pembayaran

Tanda terima pembayaran merupakan bukti penerimaan pembayaran atas barang yang telah diterima sebelumnya. Selain itu tanda terima pembayaran dapat juga terjadi sebelum barang diterima, contohnya pembayaran atas uang muka pembelian.

  1. Tanda Terima Kendaraan Bekas

Tanda terima kendaraan bekas biasanya terjadi atas transaksi jual beli kendaraan bekas/second, baik antar individu/perorangan, antar badan ataupun badan dengan perorangan. Tanda terima ini akan disertakan juga bukti pembayaran atas transaksi jual beli yang dilakukan dari kedua belah pihak dengan tanda tangan di atas meterai.

  1. Tanda Terima Peminjaman Barang

Tanda terima tidak hanya ada pada transaksi penjualan dan pembelian namun transaksi peminjaman juga memerlukan tanda terima sebagai bukti pemindahan barang. Tanda terima barang contohnya ada pada rental barang atau dapat juga juga terjadi pada transaksi non profit seperti peminjaman buku di perpustakaan dan lain-lain.

Fungsi Tanda Terima

Adapun fungsi adanya tanda terima di antaranya sebagai berkut:

  1. Sebagai alat monitoring/kontrol internal

Dengan adanya tanda terima kita dapat melakuakan monitoring atau mengontrol lokasi barang dan penanggung jawab barang tersebut.

  1. Arsip data keluar masuk barang, dokumen ataupun uang

Dengan adanya tanda terima sebagai arsip data keluar masuk dapat mencegah adanya kehilangan barang, dokumen ataupun uang perusahaan.

  1. Mencegah adanya kecurangan

Dengan adanya tanda terima dapat mencegah adanya kecurangan dalam internal perusahaan atas transaksi perpindahan barang, dokumen ataupun uang perusahaan karena semua data keluar masuk akan tercatat dan memiliki bukti sehingga ketika ada ketidaksesuaian manajemen akan lebih mudah dalam pelacakan barang.

Perbedaan Tanda Terima Dengan Invoice

Karena sama-sama memuat detail barang dalam transaksi, seringkali invoice dianggap sebagai tanda terima. Ada perbedaan antara tanda terima dengan invoice, tanda terima merupakan bukti serah terima barang/jasa yang diperjual-belikan dalam suatu transaksi. sementara invoice merupakan dokumen penagihan pembayaran dari penjual atas barang/jasa yang diperjual-belikan setelah barang/jasa diterima. Adanya tanda terima dan invoice dapat digunakan sebagai perbandingan dan pengecekan antara tagihan dengan barang yang diterima sudah sesuai atau belum, sebelum pembeli melakukan pembayaran kepada penjual.

Demikian artikel mengenai pengertian tanda terima, untuk membantu Anda dalam pengelolaan data penjualan dan pembelian Krishand Software menyediakan program Krishand Accounting. Dalam program Krishand Accounting Anda dapat melakukan pengelolaan data penjualan dan pembelian, surat jalan, penerimaan barang hingga pembayaran yang dapat membantu Anda dalam pengelolaan pengarsipan tanda terima. Jika Anda tertarik dan ingin mengetahui lebih jauh mengenai Krishand Accounting Anda dapat mengunjungi website kami dengan cara klik Krishand Software. Semoga bermanfaat.

JP2202