Banyaknya kebutuhan suatu perusahaan seringkali membuat mereka memerlukan software atau aplikasi sebagai alat bantu dalam menyelesaikan berbagai macam keperluan usahanya. Kemampuan untuk mengoperasikan Microsoft Office seperti Word, Excel dan Power Point terkadang belum mampu untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Banyaknya vendor software/aplikasi yang menawarkan berbagai macam bentuk software dengan fitur yang berbeda-beda membuat perusahaan bingung untuk menentukan vendor mana yang akan diambil. Dalam artikel ini kami memberikan beberapa tips yang perlu diperhatikan dalam menentukan pemilihan software yang akan digunakan.
Tips Pertama:
Menentukan sejauh mana kebutuhan perusahaan, tidak jarang perusahaan mengeluarkan dana yang cukup besar untuk membeli suatu software/aplikasi untuk kebutuhan perusahaan yang tidak terlalu kompleks. Banyak software di pasaran yang menawarkan fitur lengkap dengan harga yang mahal. Sementara perusahaan itu sendiri hanya membutuhkan sebagian menu saja dari keseluruhan fitur tersebut. Contohnya ada software yang menyediakan fitur mulai dari penjualan/pembelian, invoice, surat jalan sampai jurnal dan laporan keuangan. Namun ternyata, perusahaan hanya memerlukan fasilitas untuk menjurnal sampai kepada laporan keuangan saja. Sedangkan fasilitas lain tidak diperlukan. Dari ilustrasi tersebut dapat disimpulkan bahwa perusahaan mengeluarkan dana lebih besar daripada yang ia butuhkan. Padahal masih banyak vendor yang menyediakan fitur yang diperlukan perusahaan saja, tentu dengan harga yang lebih murah. Hal tersebut dapat menghemat pengeluaran perusahaan agar bisa dialokasikan kepada kebutuhan lain. Jadi, perusahaan harus tahu sejauh mana kebutuhannya sebelum memilih software yang digunakan.
Tips Kedua:
Mempertimbangkan budget perusahaan, menyambung dari tips pertama, perusahaan harus mempertimbangkan budget atau dana yang akan dikeluarkan sebelum membeli software. Jangan sampai mengalami over budget karena kurangnya pertimbangan dalam menentukan pilihan software. Pastikan kembali harga yang ditawarkan oleh vendor, termasuk di dalamnya pemeliharaan sistem, layanan after sales, atau biaya kunjungan apakah sudah termasuk di dalamnya. Untuk perusahaan yang berskala besar mungkin hal tersebut tidak begitu berarti, namun untuk usaha kecil dan menengah tentu hal tersebut akan sangat mempengaruhi keuangan perusahaan
Tips ketiga:
Mengetahui dukungan dan layanan After Sales, perusahaan harus tahu dukungan atau layanan yang akan diterima setelah membeli software tersebut. Hal ini sering dilupakan oleh pembeli software, hanya mengandalkan harga murah tetapi tidak memikirkan jangka panjangnya. Ketika ada masalah ke depannya, maka dengan adanya dukungan ataupun layanan after sales, kelanjutan software tersebut dapat digunakan akan terjamin. Jadi, pastikan sebelum membeli software anda mengetahui dukungan dan layanan setelah pembelian jangan sampai anda merasa kecewa karena tidak menerima layanan apapun setelah pembelian (beli lepas) sehingga anda kesulitan ketika ada masalah dengan software yang anda beli.
Tips Keempat:
Mengetahui keamanan data software, salah satu aspek yang sangat penting dari suatu software adalah keamanannya. Sebagus apapun softwarenya apabila keamanannya tidak mumpuni maka akan membahayakan penggunanya. Karena data akan mudah diakses oleh pihak lain yang seharusnya tidak diperkenankan untuk membuka data tersebut. Terlebih lagi data perusahaan adalah data yang sensitif dan tidak semua orang boleh mengetahuinya. Jadi, pastikan lagi keamanan data yang dimiliki oleh software yang hendak dibeli.
Tips Kelima:
Mengetahui kemampuan SDM pengguna, hal ini juga cukup penting bagi perusahaan yang akan menggunakan software. Perusahaan harus dapat mengukur kemampuan SDM yang ada dalam perusahaan untuk mengoperasikan software yang akan dibeli. Contohnya ketika perusahaan membeli software accounting/keuangan, tentunya SDM yang dipilih untuk mengoperasikan adalah SDM yang telah memahami dengan baik ilmu akuntansi. Jika SDM nya belum menguasai teknik/ilmu tersebut maka software tersebut juga tidak dapat berjalan maksimal, meskipun software yang dipilih termasuk mudah digunakan.
Tips Keenam:
Trial tingkat kesulitan dalam pengopersian software, Banyak software menyediakan menu yang terlalu kompleks dan sulit dipahami sehingga menimbulkan kesulitan bagi pengguna untuk mengoperaskan software tersebut. Sebaiknya perusahaan mencoba terlebih dahulu software yang akan dibeli. Usahakan mencari software yang user friendly agar mudah digunakan. Hal ini diperlukan agar pengguna dari perusahaan tidak memerlukan banyak waktu untuk melakukan penyiapan data, migrasi data, hingga penggunaan. Contoh software yang menyediakan trial diantaranya software berikut klik disini
Tips Ketujuh
Kemudahan dalam eksport/import data, kemudahan dalam eksport dan import data menjadi salah satu fitur yang cukup penting untuk dimiliki suatu software. Tidak semua perusahaan membutuhkan data dalam bentuk hardcopy. Untuk itu diperlukan software yang memiliki kemampuan eksport data maupun import data dengan mudah. Data yang diperlukan biasanya berbentuk softcopy atau umumnya dengan format Microsoft Word atau Microsoft Excel. Sebaiknya perusahaan mempertimbangkan software yang akan digunakan apakah mampu melakukan eksport/import data sesuai dengan kebuuhan perusahaan.
Demikian ketujuh tips yang dapat membantu perusahaan dalam menentukan pemilihan software yang akan digunakan dalam aktivitasnya. Semoga dapat membantu dan mempermudah dalam menentukan software yang akan dipilih untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Jika anda sedang mencari software yang dibutuhkan oleh perusahaan, maka Krishand Software bisa menjadi salah satu pilihan anda. Hubungi 021-736-3764 untuk informasi lebih lanjut.